Regelmäßig ruft die Schulaufsicht die Schulleitungen aus ihrer Zuständigkeit zu Dienstversammlungen zusammen. Wann wird ein solches Treffen von allen Beteiligten als sinnvoll, zielgerichtet und gewinnbringend erlebt? Woran liegt es, wenn es mal so richtig schiefläuft? Und welche Methoden und Eigenschaften helfen, diese Versammlungen souverän zu leiten? Mit diesen und weiteren Fragen beschäftigten sich die teilnehmenden Schulrätinnen und Schulräte aus Schleswig-Holstein bei der achten LiGa-Akademie am 23. November 2018 in Kiel.
Unterschiede in der Gestaltung
Einige Schulleiterdienstversammlungen werden schulartenübergreifend durchgeführt, andere schulartspezifisch, einige eher frontal mit dem Fokus auf Information, andere mit Zeit für informellen Austausch. Bei der LiGa-Akademie wurde schnell deutlich, dass zusätzlich auch regionale Unterschiede Einfluss auf die Gestaltung von Schulleiterdienstversammlungen haben – in Bezug auf Turnus, Anzahl der teilnehmenden Schulleitungen, zeitlichen Umfang oder auch hinsichtlich des Tagungsorts.
Wie beispielsweise die Gezeiten das Leben an der Nordsee, aber auch die Schulleiterdienstversammlungen beeinflussen, weiß Schulrat Thomas Nonn. „In Nordfriesland mit seinen Inseln und Halligen gibt es Schulleitungen, die per Schiff anreisen müssen. Ebbe und Flut kann die An- und Abreise gelegentlich massiv beeinträchtigen. So kann es vorkommen, dass sich jemand verspätet, weil bei Ebbe eine Fähre im Wattenmeer steckengeblieben ist oder bei Hochwasser eine Hallig wegen ‚Land unter‘ nicht verlassen werden kann“, sagt Nonn.
Neue Methoden ausprobieren
Viele Teilnehmende kritisierten, dass sie die Treffen aufgrund der großen Informationsmengen häufig als wenig abwechslungs- und methodenreich erleben. In einigen Kreisen und kreisfreien Städten wird deshalb vorab ein Infobrief an die Schulleitungen verschickt, in dem Informationen über die anstehenden Themen gebündelt werden. Dadurch lässt sich die Länge des Infoblocks bei den Versammlungen reduzieren. Das schätzen die Schulleitungen sehr.
Die Teilnehmenden diskutierten außerdem die Frage: „Wie muss eine Schulleiterdienstversammlung sein, bei der ich lieber kein Teilnehmender sein möchte?“ Aus den Don’ts leiteten sie ab, wie eine gute Versammlung gestaltet sein muss. Wichtig sind ein ansprechender Raum, angemessenes Catering, ausreichend Zeit für Diskussion und kollegialen Austausch, abwechslungsreiche Methodik und relevante Qualitätsentwicklungsthemen.
Professionelle Moderation
Im anschließenden Intensiv-Workshop berichtete Rebecca Paul, dass unabhängig von der Branche bis zu 80 Prozent aller Workshop- oder Besprechungsteilnehmer nach der Veranstaltung bzw. der Besprechung unzufrieden sind. Sie ist eine erfahrene Trainerin, die mit ihrer Konzept-Agentur zahlreiche Seminare zu den Themen Führung, Rhetorik und Kommunikation anbietet.
Meist liege die Unzufriedenheit an einer fehlenden systematischen Struktur und die wiederum hat mehrere Gründe: ungenügende Gesprächsleitung, ein unbefriedigendes Verhältnis von Zeit und Nutzen und das Fehlen einer vernünftigen Zieldefinition für die Veranstaltung.
„Können wir bitte mal sachlich bleiben?“ Das ist ein vielgehörter Satz auf Sitzungen. Pauls Antwort auf diese Frage lautet: „Nein, können wir nicht.“ Sie räumte zunächst mit dem Mythos „Sachlichkeit“ auf. „Wenn Konflikte, Emotionen und Gefühle unterdrückt werden, laufen Versammlungen geld- und zeitvernichtend ab und die erzielten Ergebnisse werden nicht oder nur halbherzig umgesetzt“, sagte sie. In jeder Besprechung gibt es eine Sachebene und eine Beziehungs-/Gefühlsebene. Als erstes muss immer die Gefühlsebene geklärt werden. Es gibt zahlreiche hemmende Emotionen. Beispielsweise ärgert sich jemand, dass er sowieso nicht zu Wort kommt oder jemand traut sich nicht, etwas zu sagen, weil er neu ist. Oder jemand ist verärgert, weil er bei der Anreise keinen Parkplatz gefunden hat. „Solange die Gefühlsebene nicht geklärt ist, bleiben wir auf der Sachebene unter dem, was zu erreichen wäre.“
Übungsaufgaben für die Teilnehmenden
In einer ersten Übungsaufgabe erhielten die Teilnehmenden von Rebecca Paul den Auftrag, an die nächste Schulleiterdienstversammlung zu denken und sich ehrlich zu fragen, ob sie sich wirklich für die Belange der einzelnen Teilnehmenden interessierten. „Sind Sie bereit, sich dafür einzusetzen? Können Sie die eigenen Emotionen identifizieren und damit umgehen? Können Sie Konflikte ansprechen und klären?“
Anschließend setzten sich die Teilnehmenden mit der Rolle, den Aufgaben und den besonderen Eigenschaften eines Moderators auseinander. Dabei griff Rebecca Paul konkrete Beispiele und Fragestellungen der Teilnehmenden auf. Sie reflektierten unter anderem die Struktur von Meetings – von der Agenda und der Einladung über den Einstieg bis hin zur Dokumentation. In einer weiteren Übung formulierten die Teilnehmenden einen konkreten Einstieg in ihre nächste Schulleiterdienstversammlung. Auch die Themen Spielregeln, wirksame Kommunikation und der Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartnern wurden in dem Workshop behandelt.
Kniffe und Tricks für eine gute Moderation
Rebecca Paul verriet viele kleine Kniffe und Tricks, um als Moderierender einzelne Personen oder auch die gesamte Gruppe gut mitzunehmen. „Ihre Themen sind unheimlich spannend und ich merke, dass Ihnen und uns die Themen wichtig sind. Aber wenn es für Sie in Ordnung ist, würden wir diese Diskussion gern auf einen anderen Termin verlegen.“ Mit diesen Worten unterbricht Rebecca Paul beispielhaft einen „Vielredner“. Gleichzeitig schaut sie ausschließlich die übrigen Teilnehmenden in der Runde an und nickt dabei. In der Regel nicken die Teilnehmenden dann zurück und signalisieren so ihre dankbare Zustimmung. Der „Vielredner“ wird nun selten widersprechen, da alle anderen bereits genickt haben.
Subliminales (unterschwelliges) Nicken ist ein starkes Werkzeug. „Ich muss mich aber trauen und ich muss es üben“, sagt Paul. In ihren Augen ist Zivilcourage eine wesentliche Eigenschaft eines Moderierenden. „Ich kann mich bei Einzelnen unbeliebt machen. Die Angst davor, sich unbeliebt zu machen, ist dabei ein schlechter Ratgeber.“
In kürzester Zeit erhielten die Teilnehmenden jede Menge Handwerkszeug für die erfolgreiche Planung und Durchführung von Schulleiterdienstversammlungen. Doch es gab auch Aspekte, die an diesem Tag nicht behandelt werden konnten – zum Beispiel Frage-, Kreativitäts-, Beratungs- und Entscheidungstechniken. Es gibt also noch viele Themen für eine mögliche Fortsetzung im Jahr 2019!
